Bappeda Kota Tangerang Kembangkan Digitalisasi Kearsipan

oleh
Walikota Tangerang saat memberi arahan di Tangerang LIVE Room.
Walikota Tangerang saat memberi arahan di Tangerang LIVE Room.
Walikota Tangerang saat memberi arahan di Tangerang LIVE Room.

Palapanews.com- Pemerintah Kota (Pemkot) Tangerang dibawah kepimpinan Arief R Wismansyah terus melakukan beragam inovasi mulai dari meningkatkan beragam pembangunan yang ada di Kota Tangerang hingga menerapkan aplikasi digital demi menunjang kinerja para pegawai.

Kali ini, Pemkot Tangerang melalui Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Tangerang tengah mengembangkan digitalisasi kearsipan.  Kepala Bappeda Kota Tangerang, Said Endrianto mengatakan, aplikasi ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam penerapan electronic office (e-office) ataupun tata naskah dinas elektronik yang ada di Bappeda Kota Tangerang.

“Dengan aplikasi ini berbagai macam administrasi ataupun tata naskah dinas lebih cepat karena sudah berbentuk elektronik,” ungkap Said seraya mengungkapkan aplikasi ini juga menjamin keamanan surat dan ketepatan waktu diterima oleh si penerima disposisi, terciptanya efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan surat maupun tata naskah dinas lainnya,  mengurangi volume arsip inaktif yang akan disimpan secara hardcopy, serta mempercepat pendelegasian tugas pokok dan fungsi.

Digitalisasi kearsipan ini juga melingkupi, Pengembangan Aplikasi versi Andorid, Aplikasi Notifikasi surat masuk/disposisi, Response time, waktu tindak lanjut disposisi, Attachment Dokumen di Surat Keluar maupun tata naskah dinas lainnya, Previlage Admin bisa melihat secara keseluruhan, Integrasi dengan aplikasi SIKDA/SKP online, Integrasi dengan aplikasi Absensi, Agenda link dengan Input Surat, Fitur Agenda dapat sekaligus melihat Acara dan Pegawai yang hadir ditugasi sesuai disposisi, Fitur Disposisi agar dibuat lebih sederhana (ada fasilitas zoom in zoom out surat). Pemeliharaan arsip fisik melalui pembersihan arsip (Cleaning), pemilahan, indexing, perapihan dan pengurutan fisik arsip untuk tahun 2010 – 2013, Pemrosesan digitalisasi arsip dan penyimpanan arsip elektronik softcopy, Melakukan pembenahan bendel fisik arsip yang telah di digitalisasikan, Index bendel fisik arsip, penyusunan tata letak arsip ke dalam lemari arsip/mobile file, Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA).

Adapun tahapan digitalisasi arsip yakni Preparation : proses pengambilan dokumen, sortir sampai dengan dokumen siap proses. Scanning :  proses pemindaian dokumen menjadi image-file. Document Review/Indexing : proses identifikasi dokumen dan disertai dengan pengalamatan dokumen dengan record data. Completion : proses melengkapi record data baik dengan cara melakukan perubahan (update) atau rekam data berdasarkan dokumen pendukung yang sudah melalui proses pemindaian. Quality Control : proses menentukan kesesuaian antara hasil dari Completion dan image file telah layak untuk diproses selanjutnya, yaitu Release. Repacking : proses penggabungan kembali dokumen menjadi berkas.

tangerang-live-1Walikota Tangerang, Arief R Wismansyah menjelaskan, untuk mewujudkan kota cerdas di era digital diperlukan dukungan dan peran serta dari seluruh elemen masyarakat, sehingga program-program yang dibuat Pemkot Tangerang bisa direalisasikan.

“Saat ini, Pemkot Tangerang telah mengembangkan program aplikasi online. Mulai dari aplikasi pemerintahan, keuangan, ketenagakerjaan, pendidikan, kesehatan hingga pengaduan masyarakat selama 24 jam,” tegas Arief.

Arief menambahkan, adanya Tangerang LIVE Room yang dirancang sebagai pusat kendali, monitoring, media informasi, evaluasi, pelaporan dan layanan bagi masyarakat, nantinya dapat dijadikan sebagai acuan guna menindaklanjuti setiap permasalahan yang ada di Kota Tangerang.

“Kota Tangerang sekarang memasuki fase kedua dari smart city atau kota cerdas.Yaitu, tahap integrasi berbagai aplikasi yang dihimpun dalam Tangerang LIVE Room,” papar Arief seraya mengatakan Pemkot Tangerang terus melakukan sosialisasi terkait program-program pembangunan agar masyarakat mengetahui, peduli serta paham akan manfaat dari setiap program pembangunan yang telah dibuat. (adv)

Komentar Anda

comments